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QUÉ ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL

¿Sabía que el 80% de la información que maneja está soportada en documentos en papel? ¿Y que, de media, un empleado dedica el 20% de su jornada a buscar, modificar y guardar documentos?
Inired, S.L. | 28/01/2020

Piense en la gestión diaria de su empresa. ¿Sabía que el 80% de la información que maneja está soportada en documentos en papel o digitales? ¿Y que, de media, un empleado dedica el 20% de su jornada a buscar, modificar y guardar documentos? Imagine que ese empleado pudiera dedicar ese tiempo a buscar o atender clientes, o a otras labores más productivas para su negocio.

 

Para evitar esa pérdida de tiempo y de productividad, cada vez se oye hablar más de la gestión documental para empresas. Pero, ¿de qué estamos hablando? ¿Cómo puede ayudar la organización del papeleo a mejorar la productividad y los beneficios de un negocio? ¿Cuáles son las ventajas de la gestión documental, y cómo se puede poner en marcha?

 

QUÉ ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL

La gestión documental no es más que la correcta organización de todos los documentos y datos generados por una empresa, de una manera inteligente, automatizada y productiva. Esto significa que los empleados no pierdan tiempo ordenando papeles o transfiriendo documentos a otros compañeros o departamentos, y puedan dedicar ese valioso tiempo a otros trabajos más productivos y rentables para el negocio. Con la gestión documental, se centraliza y cifra toda la información que entra o sale de la empresa, para evitar problemas de seguridad, algo especialmente importante actualmente, cuando tantos negocios sufren hackeos que inhabilitan sus sistemas y provocan graves daños en el trabajo diario y en los beneficios. 

  

 VENTAJAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Una ordenada gestión de la información tiene múltiples ventajas. Repasamos las más importantes:

  • Se puede aplicar de manera personalizada para cualquier tamaño de empresa, desde autónomos a multinacionales, pasando por pymes, y para cualquier sector de actividad.

 

  • Al automatizar los procesos, reduce el tiempo que los empleados dedican al papeleo, y por tanto permite que destinen el tiempo de trabajo a tareas más productivas para la empresa.

 

  • Favorece entornos colaborativos entre los empleados, que mejoran a su vez la productividad.

 

  • Permite centralizar toda la información y evitar pérdidas de documentos o datos relevantes.

 

  • Minimiza los errores humanos en el almacenaje de esa información relevante, y por tanto reduce drásticamente la posibilidad de que la empresa sufra problemas incluso legales por la pérdida de esos datos.

 

  • Proporciona un entorno seguro con el encriptado de los datos, lo que reduce el riesgo de sufrir intromisiones ilegítimas o hackeos de los datos, desde los menos relevantes hasta lo más sensibles.

 

  • Facilita una organización coherente y ordenada de la documentación, lo que agiliza él proceso en caso de que sea necesario buscar informaciones o datos concretos.
  • Mediante la gestión documental cloud, se puede acceder a los datos desde cualquier lugar y en cualquier momento.

 

  • Herramientas como la búsqueda avanzada o la inserción de metadatos permite localizar rápidamente documentos o datos aún en entornos muy complejos.

 

  • Permite organizar la información corporativa en varios niveles de acceso, de manera que cada tipo de empleado tenga los permisos necesarios de acceso y modificación, según su nivel de responsabilidad.

 

  • También permite hacer seguimiento y auditoría de las acciones que cada empleado realiza dentro del sistema, para controlar el trabajo de la plantilla.

 

  • Aporta validez legal a tus documentos con la digitalización certificada y las notificaciones fehacientes, incluso en cloud.

 

Como se puede apreciar, son muchas las ventajas competitivas que aporta la gestión documental a las empresas de cualquier tamaño y sector. Al automatizarse los procesos, se organiza mejor el trabajo y se reduce el riesgo de errores humanos, así como la pérdida de información. Y al digitalizarse los documentos, se evitan posibles pérdidas de papeles.

Además, permite que los datos o documentos se incorporen al sistema desde diversas fuentes, como los programas Microsoft Word o PowerPoint, el correo electrónico, la nube o un CRM, entre otros. Y almacena la información perfectamente organizada con el apoyo de soluciones de digitalización como OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), iOCR (OCR inteligente) o RPA (Robotic Process Automation).

 

CÓMO IMPLANTAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN MI EMPRESA

En Inired somos especialistas en desarrollar e implantar en su negocio el sistema de gestión documental más adecuado. Analizaremos su empresa desde todos los puntos de vista para aconsejarle el sistema más productivo, desarrollaremos todo el módulo de gestión, y lo implantaremos a su plena satisfacción.

Si todavía no lo tiene claro, haga el cálculo en las cuentas de su negocio: calcule que su empresa dedica el 6% de la facturación anual a gestionar papeles y documentos. Y que, de media, las soluciones avanzadas de gestión documental permiten reducir hasta un 30% de este capítulo de gasto.

¿Ya ha calculado cuánto dinero puede ahorrar? Estaremos encantados de contribuir al éxito de su negocio y a aumentar sus beneficios. Llámenos al 963 052 013 y resolveremos cualquier duda y le enviaremos un presupuesto personalizado.

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