¿Puede ser rentable para una empresa invertir en la implantación de la factura electrónica? La respuesta es claramente sí, especialmente si se opta por el modelo de facturas estructuradas, donde se automatiza todo el proceso.
En primer lugar respondamos a la pregunta básica: qué es una factura electrónica. No es más que una factura tradicional pero que no se emite en papel, sino que se realiza y tramita por medios digitales. Todas ellas, las facturas electrónicas y las de papel, deben reunir los mismos requisitos para ser válidas, unos requisitos fijados por la legislación y que incluyen aspectos como
- Quién está obligado a emitir facturas por la prestación de productos o servicios.
- Qué datos debe contener.
- Criterios de legibilidad, autenticidad e integridad.
- Tipos de factura.
- Requisitos de conservación.
Una factura electrónica puede ser un simple PDF o el escaneo de una factura en papel (en estos casos sería no estructurada), lo que obliga a que su tratamiento se haga de forma manual, o bien puede ser estructurada, de manera que se pueda automatizar, tanto su emisión como su gestión y control de pagos por parte del receptor.
Pero, ¿puede ser rentable para una empresa invertir en la implantación de la factura electrónica? La respuesta es claramente sí, especialmente si se opta por el modelo de facturas estructuradas, donde se automatiza todo el proceso. Las pequeñas y medianas empresas pueden pensar que no les compensa y que es un gasto innecesario, pero en realidad ahorrarían mucho tiempo en la gestión de documentos, una tarea que puede llegar a ocupar el 20% del tiempo de trabajo. Imagine todo lo que podría hacer si pudiera dedicar ese 20% de la jornada laboral a otros asuntos más importantes de su negocio, en vez de estar manejando papeles.
Si piensa que va a ser un proceso farragoso y no ve claras las ventajas, confíe en profesionales como nosotros. En Inired le ayudamos a superar sus dudas y a adaptar el modelo de factura electrónica a sus necesidades reales, para que pueda notar sus ventajas de forma rápida y efectiva.
Inired es partner certificado de Kyocera, una de las empresas líder en el sector a nivel mundial. Con ese respaldo, nos ocupamos de estudiar el caso particular de su negocio, e implementar la nueva solución personalizada, diseñada para satisfacer sus necesidades concretas de facturación electrónica.
¿En qué consiste el sistema Solpheo e-factura?
- Permite realizar la facturación electrónica a clientes, de manera eficiente.
- Automatiza todo el proceso, desde la emisión de la factura hasta su archivado y búsqueda, independientemente de que el canal de gestión sea papel, electrónico o gobierno.
- Ejecuta las tareas de facturación sin que tenga que participar ninguna persona, por lo que se ahorra ese tiempo de dedicación del personal.
- El usuario solo tendrá que emitir las facturas en su sistema de gestión (ERP) y ponerlas a disposición de la aplicación, sin preocuparse de si los destinatarios han solicitado que se les facture de manera tradicional (en papel), o prefieren la facturación electrónica de acuerdo a la ley.
- La aplicación será la que firme digitalmente todos los documentos y gestione el envío o la impresión de esas facturas, sin que el usuario deba seleccionarlo una vez tras otra, o gestionar dos procesos paralelos.
- Se puede personalizar cualquier especificidad, como puede ser que la factura quede retenida sin enviar hasta que se cumplan las fechas o condicionantes necesarios para su envío por parte del usuario, de manera individual o masiva.
- Una vez gestionada, la factura electrónica queda registrada con toda la información necesaria para facilitar el proceso: fecha de envío, de reenvío, destinatarios, estado, etc.
Aparte de ahorrar tiempo y evitar errores humanos, la factura electrónica permite tener más seguridad y control en el proceso de facturación, información en tiempo real, y una mejor atención al cliente, que redunda a su vez en una mayor satisfacción y fidelidad.
¿Quiere más información sobre nuestra propuesta de implantación de facturación electrónica para su negocio? Llámenos al 963 052 013 y le atenderemos para solventar todas sus dudas.