Hace poco se ha celebrado el Día Mundial Sin Papel lo que da pie a reflexionar sobre nuestra relación con el papel y sobre cómo gestionamos nuestros documentos. Para algunos, el concepto “sin papel” es una aspiración, pero otros no se pueden ni imaginar renunciar al papel en el trabajo.
El papel es útil. Nos proporciona un archivo físico que refiere a un documento, a un evento o a una información determinada. Podemos leerlo, escribir notas sobre él y compartirlo con otros. Podemos archivarlo con otros documentos similares y, según algunos estudios[i], la experiencia táctil de leer en papel puede ayudarnos a recorrer textos largos de forma intuitiva y eficaz, algo muy difícil de replicar en una pantalla.
Muchas personas se acercan a los ordenadores y tabletas con un estado mental menos proclive al aprendizaje que cuando leen en papel.[ii] Así, las personas tienen la tendencia a imprimir también los documentos que se han creado originalmente en formato electrónico. En 2003, Abigail Sellen and Richard Harper, autores de The Myth of the Paperless Office (El mito de la oficina sin papel), descubrieron que cuando una empresa usaba el correo electrónico, experimentaba un incremento en el uso del papel de un 40%.[iii]
Pero consumir información en papel tiene también sus inconvenientes, como caer en el peligro de una gestión documental deficiente, debido a no respetar la normativa vigente en cuanto a la retención documental. Al igual que en la vida privada, también en el trabajo se tiende a conservar documentos “por si acaso” se necesitan de nuevo. Esta costumbre puede ser muy peligrosa. Existen rigurosas normativas indicando cómo las empresas tienen que almacenar la información y durante cuánto tiempo: es el caso de contratos, documentos con información sobre el personal y detalles contables que hay que conservar. En el ámbito de los RRHH, es posible que conservemos CV de candidatos durante más allá del tiempo permitido, por ejemplo. Ante una legislación para la protección de datos en evolución constante, es esencial no caer en el error de conservar todo pues podríamos estar incumpliendo la ley.
En el reverso de la moneda, nos encontramos con aquellos profesionales que se vuelcan en el uso de herramientas digitales y se valen de una agenda virtual que se sincroniza en sus múltiples dispositivos y aplicaciones. No necesitan el papel. Les sobrecarga. Todo lo que pueden precisar, lo consiguen a través de una pantalla.
Tampoco es esta la solución, sin embargo, ni por ello son expertos en gestión documental. Como el resto, estas personas almacenan también documentos personales en el escritorio de su ordenador en lugar de guardarlos en un servidor central y seguro y pueden compartir un CV con otros compañeros, perdiendo el control de cuántas personas tienen el documento.
Considerando la naturaleza táctil del papel, es posible que deshacerse por completo de este soporte sea algo que se revela como extremadamente difícil. Cierto es que hay beneficios para el entorno y ventajas medibles en términos de ahorro de energía cuando se va hacia un ámbito laboral sin papel,[iv] pero almacenar y gestionar documentos digitales tampoco está exento de dificultades ya que se aplica la misma legislación para la protección de datos. Aunque se trate de documentos digitales, almacenar información en el ordenador portátil en vez de en el servidor central o guardar archivos personales en el correo electrónico en vez de en una carpeta protegida puede poner en peligro a la empresa si se está incumpliendo la legislación. Es necesario implantar los procesos para mantener bajo control la información y que la empresa cumpla con la ley.
Digitalizar sí, pero sin olvidar el papel
No hace falta deshacerse por completo del papel. Para aquellos que quieran llegar a un equilibrio entre conservar y eliminar, la alternativa viable sería la de reducir el papel. No tiene porqué desaparecer y, de hecho, muchos documentos tienen que ser conservados en papel hasta que ya no son necesarios o hasta que la normativa obliga a destruirlos de forma segura. Digitalizar todo es demasiado costoso para muchas organizaciones con un gran legado en papel por lo que es recomendable empezar digitalizando documentos a medida que sea necesario. Esta estrategia no solo será asumible económicamente, sino que también reducirá el riesgo de fallos.
Sea cual sea el camino, es necesario garantizar que toda la información se gestione con cuidado y según la normativa.